Eine neue Studie von firmeninternen Websites, sogenannten Intranets,
hat gezeigt, dass diese den jeweiligen Unternehmen sehr viel Geld kosten, wenn
sie nicht nach modernen Usability-Richtlinien gestaltet werden.
Unser Beispiel am Ende zeigt, wie durch ein benutzerfreundlicheres Internet EUR
39.000,- im Jahr gespart werden können.
Was unterscheidet Intranets von herkömmlichen Websites
Es gibt einige Faktoren, die Intranets von anderen Websites grundlegend unterscheiden,
hier drei der wichtigsten:
Die Benutzer sind eine klar definierte Gruppe, nämlich
die Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens.
Die Benutzer sollen das Intranet immer wieder und in kurzen
Abständen nutzen.
Es gibt keine Konkurrenz, da die Mitarbeiter die firmeninternen
Informationen nicht auf anderen Websites finden können.
Durch diese und andere Voraussetzungen, wird klar, dass die Anforderungen an ein
Intranet anders sind, als an eine normale Website.
Warum benutzerfreundliche Intranets wichtig sind
Intranets müssen verschiedenste Aufgaben zu erfüllen. Es gibt Telefon-
und Mitarbeiter Verzeichnisse, Terminplaner, Kundendatenbanken, Urlaubsplaner
und eine Menge anderer Anwendungen, die in ein Intranet eingebettet sein können.
Die Unternehmen entscheiden sich meistens dafür diese Anwendungen in ein
Intranet zu integrieren, damit die Prozesse rund um diese Anwendungen effizienter
werden.
In Usability Tests an 14 Intranets hat man herausgefunden, dass die durchschnittliche
Erfolgsquote bei der Benutzung der Intranets bei 74% lag. Dies bedeutet, dass
gut ein Viertel aller im Test gestellten Aufgaben, von den Testpersonen nicht
durchgeführt werden konnten.
Auch die durchschnittliche Zeit bei der Durchführung der Aufgaben wurde gemessen.
Durch eine Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit können sowohl die Erfolgsquote,
als auch die durchschnittliche verbrauchte Zeit verbessert werden. Die Unternehmen
können dadurch viel Geld sparen und das Intranet effektiver machen:
Kostenersparnis durch geringeren Zeitaufwand, bei der Benützung.
Besser informierte Mitarbeiter durch ein effizientes Intranet.
Kosten die dadurch eingespart werden können, dass ein
Mitarbeiter an Informationen gelangt, die er sonst nicht finden würde
sind zwar nicht quantifizierbar aber mit Sicherheit in keinem Unternehmen
ein zu unterschätzender Faktor.
Beispiel für Kostenreduktion
Die Benutzung des Telefon- und Mitarbeiter Verzeichnis eines Intranets, wird für
die Berechnung der Kostenreduktion herangezogen. Außerdem:
Das Unternehmen hat 500 Mitarbeiter.
Im Durchschnitt benutzt jeder Mitarbeiter das Verzeichnis
2 Mal am Tag.
Der Suchvorgang könnte um 15 Sekunden durch den Einsatz
von Usability-Methoden verbessert werden.
Der durchschnittliche Stundenlohn (inkl. anteiliger Fix-
und Variabler-Kosten) beträgt EUR 36,-.
15 Sec. x 2 Suchvorgänge/Tag
x 500 Mitarbeiter = 4,2 Std./Tag
4,2 Std./Tag x 5 Tage/Woche
x 52 Wochen/Jahr = 1.092 Std./Jahr
1.092 Std./Jahr x 36
EUR/Std. = 39.312,- Euro im Jahr (540.945,- ATS)
Das Unternehmen könnte sich durch eine Verbessung um 15 Sekunden beim Suchvorgang
etwa EUR 39.000,- im Jahr ersparen.
In unserem Beispiel haben wir nur eine kleine Verbesserung angenommen. Durch den
Einsatz von Usability-Methoden findet man sicher mehr als ein Problem. Nicht jedes
Problem wird so häufig vorkommen, aber es kostet dem Unternehmen entweder
Zeit und damit Geld, oder die Mitarbeiter können die Aufgabe nicht erfolgreich
durchführen (kostet Zeit und der Mitarbeiter hat keinen Erfolg).
Für Fragen stehen wir Ihnen, wie immer, gerne zur Verfügung: markus.zadina@zmg.at
